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Zoom, comment utiliser l’application de visioconférence ? Tutoriel et astuces utiles

Zoom, comment utiliser l’application de visioconférence ? Tutoriel et astuces utilesScore 97%Score 97%

Le logiciel de vidéoconférence se sont encore plus développé lors de la période de confinement du COVID-19 que ce soit pour des besoins professionnels (télétravail) ou pour des raison personnels (apéro virtuels, conférence familiale et même boite de nuit virtuelle…). Les outils de visioconférence, comme Zoom, permettent aux individus de se rencontrer et de travailler ensemble de manière productive lorsque la rencontre physique n’est pas possible. Cela rend les réunions à distance beaucoup plus humaines, ce qui est essentiel pour aider les utilisateurs à se sentir et à rester connectés.

Ces derniers mois, le nombre d’utilisateurs de Zoom a augmenté de manière exponentielle en raison des inquiétudes suscitées par le coronavirus (COVID-19). On estime que la société a ajouté 2,3 millions d’utilisateurs actifs par mois jusqu’à présent en 2020, tandis qu’en tout 2019, elle a acquis 1,99 millions d’utilisateurs.

Nous allons nous plonger dans les détails de Zoom et dans tout ce que vous devez savoir sur l’abonnement, le démarrage et les conseils de professionnels pour tirer le meilleur parti de votre expérience Zoom.

Qu’est-ce que l’application zoom ?

Zoom est une plateforme de vidéoconférence basée sur le cloud qui peut être utilisée pour des réunions de vidéoconférence, des audioconférences, des webinaires, des enregistrements de réunions et du chat en direct. Selon nos recherches, Zoom est la solution de visioconférence la plus populaire pour les entreprises de 500 employés ou moins, et la deuxième solution la plus populaire pour les entreprises de plus de 500 employés, après Skype for Business.

Les cas d’utilisation de Zoom les plus courants pour un usage professionnel sont les Réunions Zoom et Salles Zoom.

Réunion Zoom

Qu’est-ce qu’une réunion Zoom ? Les réunions Zoom sont la base de Zoom, et le terme fait référence aux réunions par vidéoconférence utilisant la plateforme Zoom. Comme vous n’avez pas besoin d’avoir un compte Zoom pour participer à une réunion Zoom, vous pouvez même rencontrer des clients ou mener des entretiens avec des candidats à distance de manière virtuelle.

Une « réunion Zoom » désigne simplement une réunion organisée à l’aide de Zoom, et les participants peuvent se joindre à la réunion en personne, par webcam ou caméra de vidéoconférence, ou par le biais de leur smartphone.

Salle Zoom

Une salle Zoom est l’installation matérielle qui permet aux entreprises de lancer des réunions Zoom depuis leurs salles de conférence. Les Salles Zoom sont un système matériel de vidéoconférence défini par logiciel pour une salle de conférence qui permet aux utilisateurs de programmer, de lancer et d’exécuter Zoom Meetings en appuyant sur un bouton. Les Salles Zoom nécessitent un abonnement supplémentaire en plus de l’abonnement Zoom et sont une solution idéale pour les grandes entreprises ayant de nombreux employés qui organisent régulièrement des réunions Zoom.

Pour mettre en place une Salle Zoom, vous avez besoin :

  • D’un ordinateur pour synchroniser et exécuter les Réunions Zoom
  • D’une tablette pour les participants au lancement des réunions Zoom
  • D’un microphone, une caméra et un haut-parleur
  • 1 ou 2 téléviseurs pour afficher les participants à la réunion à distance et le partage d’écran ou de présentation
  • Un câble HDMI pour partager les écrans d’ordinateur sur l’écran de télévision, et un câble Internet pour câbler votre connexion

Maintenant que nous avons compris ce qu’est Zoom et les termes clés pour l’utiliser, passons en revue les étapes pour s’installer avec Zoom.

Comment démarrer avec Zoom

1. Choisissez le bon plan pour votre équipe.

Zoom propose quatre niveaux de prix distincts pour votre abonnement professionnel (sans compter l’abonnement à Zoom Room).

  1. Zoom gratuit : c’est la meilleure option si vous testez Zoom, ou si vous travaillez seul ou avec seulement une ou deux autres personnes au même endroit que vous et que vous faites l’essentiel de la planification et de la coordination des réunions. Avec la version gratuite de Zoom, les utilisateurs peuvent organiser un nombre illimité de réunions, mais les réunions de groupe avec plusieurs participants sont limitées à 40 minutes.
  2. Zoom Pro : C’est la meilleure option si vous utilisez Zoom avec une petite équipe dont au moins un membre travaille à distance à temps plein ou à temps partiel afin que vous puissiez collaborer efficacement, quel que soit l’endroit où se tient la réunion. Zoom Pro coûte 14,99 $/mois par hôte de réunion, et ce niveau permet aux hôtes de créer des identifiants personnels pour les réunions Zoom récurrentes, permet l’enregistrement des réunions dans le nuage ou sur les appareils des utilisateurs, et limite la durée des réunions de groupe à 24 heures.
  3. Zoom Affaires : Zoom Affaires convient mieux aux petites et moyennes entreprises dont plusieurs équipes programment régulièrement des réunions Zoom. Ce niveau coûte 19,99 $/mois/animateur de réunion, et il offre des fonctions intéressantes pour les entreprises qui souhaitent donner une marque à leurs réunions Zoom avec des URL de vanité et une image de marque de l’entreprise, un support client dédié et des transcriptions des réunions Zoom enregistrées dans le nuage.
  4. Zoom Entreprise : Pour les entreprises de 1 000 employés ou plus, ce niveau de Zoom offre un stockage illimité dans le nuage pour les enregistrements, un gestionnaire de réussite client dédié, et des réductions sur les webinaires et les salles Zoom. Ce niveau de Zoom coûte 19,99 $/mois par hôte de réunion.

De plus, si vous souhaitez mettre en place des Salles Zoom, vous pouvez vous inscrire pour un essai gratuit de 30 jours, après quoi les Salles Zoom nécessitent un abonnement supplémentaire de 49 $/mois/chambre, et les webinaires vidéo utilisant Zoom coûtent 40 $/mois/hôte.

2.Téléchargez Zoom.

Une fois que vous avez sélectionné le plan Zoom que vous souhaitez commencer à utiliser, vous pouvez vous inscrire et télécharger Zoom sur votre ordinateur pour commencer à l’utiliser. Les utilisateurs peuvent s’inscrire en utilisant leur adresse électronique professionnelle s’ils ouvrent un compte individuel gratuit, ou si votre administrateur système ouvre un compte Pro, Business ou Enterprise, vous serez invité à vous inscrire à Zoom en tant qu’hôte de votre entreprise.

Si vous créez une salle Zoom, vous devrez également télécharger « Salles Zoom« .

3. Synchronisez Zoom avec votre calendrier.

Ensuite, vous voudrez synchroniser Zoom avec votre calendrier pour pouvoir programmer les réunions Zoom qui apparaissent sur votre calendrier, ou pour pouvoir facilement ajouter un lien Zoom Meeting aux événements de votre calendrier afin que les participants distants puissent s’y joindre. Pour ce faire, lorsque vous êtes connecté à Zoom, naviguez dans « Paramètres », puis « Réunions », puis « Calendriers synchronisés ». Ensuite, basculez sur « Synchroniser les réunions Zoom à partir des calendriers », et touchez pour sélectionner les calendriers que vous souhaitez synchroniser avec Zoom. En faisant cela, vous pouvez synchroniser les calendriers avec Zoom dans les deux sens, ainsi votre client de calendrier offrira une option pour ajouter un lien Zoom, et votre calendrier affichera les réunions Zoom que vous avez programmées dans l’application Zoom.

Si votre entreprise met en place des salles de réunion, vous pouvez synchroniser ces salles avec le calendrier partagé de votre entreprise afin que les employés puissent voir quelles salles de réunion sont disponibles lorsqu’ils vont réserver. Les salles Zoom peuvent également être configurées pour afficher les réunions à venir afin que les employés sachent quand ils doivent commencer à conclure, ou quand ils peuvent s’asseoir dans une réunion sans rendez-vous.

4. Planifiez une réunion Zoom.

Vous êtes maintenant prêt à commencer à utiliser Zoom. Vous pouvez programmer une réunion à l’aide de Zoom en utilisant votre client de calendrier ou vous pouvez programmer une réunion via l’application Zoom. Pour ce faire, vous pouvez commencer une nouvelle réunion sur le moment en cliquant sur « Nouvelle réunion », ou cliquer sur « Programmer une réunion » pour réserver une réunion Zoom pour le futur.

Ensuite, vous pouvez modifier les détails de votre réunion ; par exemple, vous pouvez programmer une réunion récurrente, définir un mot de passe pour la réunion et choisir le calendrier que vous souhaitez synchroniser.

Une fois que vous êtes dans une réunion Zoom, vous pouvez utiliser des fonctions telles que l’activation et la désactivation des paramètres vidéo et micro, l’invitation d’autres participants à la réunion, la discussion avec d’autres participants à la réunion, l’enregistrement de la réunion et le partage de votre écran.

Maintenant que vous avez compris les bases de Zoom, utilisez ces conseils pour obtenir la meilleure expérience possible.

Comment rendre une réunion Zoom privée

Pour répondre aux problèmes de sécurité de Zoom, la société a présenté ses caractéristiques en matière de sécurité et de confidentialité. Nous avons expliqué certaines de ces caractéristiques ci-dessous.

Qu’est-ce que Zoom Bombing ?

Le Zoom bombing, ou Zoombombing, se produit lorsqu’une personne non invitée accède à votre réunion Zoom. Elle se joint à la session Zoom dans l’intention de perturber la réunion. Heureusement, le Zoom bombing peut être évité en activant les paramètres de confidentialité de Zoom.

Comment éviter le « Zoom bombing » ?

  1. Créez un mot de passe pour votre réunion Zoom.

Lorsque vous planifiez une nouvelle réunion, dans la section Mot de passe, cliquez sur la case à cocher à côté de Exiger un mot de passe pour la réunion. Cela vous permet de saisir un mot de passe fort que vous pouvez partager avec les participants à la réunion. Les participants seront invités à entrer le mot de passe pour rejoindre la réunion. Ceux qui n’ont pas le mot de passe ne pourront pas se joindre à la réunion.

  1. Utilisez la fonction de salle d’attente.

La fonction de salle d’attente permet à l’hôte de la réunion de déterminer quand les participants peuvent entrer dans la réunion. L’organisateur de la réunion peut admettre les participants un par un ou tous à la fois. Lorsque vous êtes connecté à Zoom, cliquez sur le bouton Planifier pour créer une nouvelle réunion. Cliquez sur Options avancées, cochez la case située à côté de Activer la salle d’attente.

  1. Limitez le nombre de personnes pouvant partager leur écran.

Une fois que votre réunion a commencé, cliquez sur la flèche vers le haut à côté de Partager l’écran, puis cliquez sur Options avancées de partage. Sous Qui peut partager ? sélectionnez Seulement l’hôte pour vous assurer que l’hôte de la réunion est le seul participant qui peut partager son écran.

4. Verrouillez la réunion.

Lorsque vous êtes dans votre réunion, cliquez sur Gérer les participants dans la barre d’outils Zoom. Vous devriez voir la liste des participants à votre réunion dans la partie droite de l’écran. Dans le coin inférieur droit, cliquez sur le bouton Plus et sélectionnez Verrouiller la réunion. Cela empêche tout nouveau participant de se joindre à la réunion, même s’il possède le mot de passe de la réunion.

Conseils pour l’utilisation de Zoom

1. Personnalisez vos préférences.

Dans votre application Zoom, vous pouvez définir vos préférences qui s’appliqueront à chaque réunion Zoom à laquelle vous participez.

Certains de mes préférés ajustent mes préférences en matière de vidéo : Cochez « Retouchez mon apparence » pour ajouter un filtre à votre webcam afin de ne pas avoir besoin de vous maquiller (ou de prendre une douche) avant de rejoindre une réunion Zoom depuis chez vous (nous ne jugeons pas), et cochez « Désactiver ma vidéo lorsque vous rejoignez une réunion » afin que votre visage n’apparaisse pas par inadvertance sur un écran de projecteur géant si vous rejoignez une réunion à mains nues (cela m’est malheureusement arrivé).

2. Enregistrez les réunions importantes de Zoom.

Si vous tenez une réunion Zoom qui implique plusieurs membres d’une équipe, ou si vous lancez un projet à long terme, ou même si un ou deux membres de votre équipe sont absents du bureau, il est bon d’enregistrer ces réunions pour référence ultérieure. Vous pouvez enregistrer les réunions sur votre appareil ou sur le nuage Zoom pour les revoir plus tard afin de vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.

Comment enregistrer une réunion Zoom

  • Connectez-vous à Zoom.
  • Commencez votre réunion en tant qu’hôte en cliquant sur Réunions. Ensuite, sous Prochainement, sélectionnez la réunion que vous souhaitez démarrer et cliquez sur le bouton bleu Démarrer.
  • Cliquez sur le bouton Enregistrer dans la partie droite de la barre d’outils Zoom.
  • Sélectionnez soit Enregistrer sur cet ordinateur, soit Enregistrer dans le nuage pour commencer l’enregistrement.
  • Pour arrêter l’enregistrement, cliquez sur Pause/Arrêt de l’enregistrement ou sur Fin de la réunion.

3. Synchronisez le zoom avec le ralenti.

Si votre équipe utilise Slack pour communiquer en temps réel, votre administrateur système peut intégrer Zoom et Slack pour faciliter les vidéoconférences à la volée. Si vous ou un membre de votre équipe travaillez à distance et essayez de discuter d’un concept compliqué par le biais d’un simple texte, cela peut représenter un défi. Au lieu de réserver une réunion Zoom sur votre calendrier, vous pouvez taper « /zoom » dans Slack, et un lien de réunion apparaîtra directement dans votre conversation Slack pour que vous et votre coéquipier puissiez vous joindre.

4. Mettez-vous en sourdine lorsque vous ne parlez pas.

C’est une règle de base de l’étiquette de la vidéoconférence, mais elle doit être répétée, quel que soit le logiciel que vous utilisez. Mettez-vous en sourdine lorsque vous ne parlez pas afin de réduire les bruits de fond gênants. Dans vos préférences, vous pouvez vous mettre en sourdine automatiquement lorsque vous vous joignez à une réunion. Lorsque vous êtes prêt à vous mettre en sourdine, vous pouvez vous épargner un clic en appuyant sur la touche espace et en la maintenant enfoncée si vous devez intervenir pendant une brève seconde.

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